Pengelolaan gerbong dilakukan secara totalitas oleh tim teknis Balai Perawatan Perkeretaapian. Selain perawatan sarana yang dilakukan secara periodik, juga dilakukan pengujian sarana secara berkala. Artinya disamping pekerjaan perawatan sarana, hal yang menarik dan barangkali jarang diketahui adalah tim perawatan juga selalu mengajukan jadwal pengujian gerbong sesuai ketentuan pengoperasian sarana perkeretapian.
Pemerintah memiliki beberapa gerbong perkeretaapian yang secara mandat dikelola oleh Kementerian Perhubungan, melalui Direktorat Jenderal Perkeretaapian pada salah satu UPT-nya Balai Perawatan Perkeretaapian.
Balai Perawatan Perkeretaapian mengelola dua jenis gerbong dengan jumlah total 96 unit, terdiri dari 57 unit gerbong datar dan 39 unit gerbong terbuka.
Kedua jenis gerbong tersebut, tersebar di berbagai lokasi baik di pulau Jawa maupun Sumatera. Meskipun lokasinya berada di berbagai titik, namun pengelolaannya dilakukan secara remote dari kantor pusat Balai Perawatan Perkeretaapian yang berada di Kabupaten Grobogan Jawa Tengah.
Kegiatan perawatan gerbong, sebagai contoh telah dilakukan pada jadwal P6 (perawatan enam bulanan) gerbong datar di emplasemen Stasiun Kroya, Jawa Tengah selama tiga hari yang dimulai pada hari Selasa (3/12/2024). 
Ada sepuluh gerbong yang dirawat dengan nomor sarana GD 40 15 01 sampai GD 40 15 10.
Pekerjaan perawatan gerbong tersebut dilaksanakan tim teknis Balai Perawatan Perkeretaapian yang berkolaborasi dengan mitra kerja di sektor perkeretaapian.
Berdasarkan laporan tim, pekerjaan perawatan mengikuti prosedur pada checksheet perawatan dan tak lupa memperhatikan aspek K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) dengan mengenakan APD (Alat Pelindung Diri). Secara umum ada dua tindakan perawatan yang dilakukan, pertama, berupa tindakan yang bersifat pengukuran dan pemeriksaan secara visual dari fisik komponen sarana, kedua, berupa tindakan pelumasan pada beberapa bagian vital gerbong.
Pemeriksaan dilakukan lengkap pada bagian komponen bogie (rangkaian roda gerbong), diikuti rangka dan badan gerbong, kemudian pengukuran diameter dan profil roda, pengukuran coupler, juga pengukuran pada ketebalan rem blok.
Pelumasan pun disematkan pada bagian coupler, lalu pada engsel brake beam dan tuas rem yang bergesekan, pelumasan pada bantalan skamel dan juga pada stang pengereman.
Di akhir perawatan pada kesempatan P6 tersebut, secara keseluruhan ke sepuluh gerbong datar dinyatakan dalam kondisi Siap Operasi (SO). Perawatan periodik secara tertib dilakukan sesuai jadwalnya, agar memberikan jaminan keselamatan dan keamanan dalam pengoperasiannya. Pun demikian secara paralel perawatan enam bulanan (P6) gerbong dilaporkan juga dilakukan di Payakabung, Sumatera Selatan.
Perawatan yang dilakukan diatas, bisa dikatakan adalah layar pertama dalam pengendalian keselamatan pengoperasian sarana.  Lalu layer kedua, adalah dalam wujud pekerjaan pengujian sarana yang dilakukan oleh lembaga yang memiliki kompetensi tersebut.
Tahap pengujian sarana gerbong juga dilakukan oleh tim Balai Perawatan Perkeretaapian secara paralel. Seperti yang dilakukan pengujian pada sembilan belas sarana gerbong terbuka milik negara di Depo Cipinang. Kegiatan berlangsung selama empat hari, dari tanggal 26 hingga 29 November 2024.
Gerbong Terbuka yang ada di Depo Cipinang memiliki kode nomor sarana GB 35 09 01 sampai GB 35 09 09 dan nomor sarana GB 35 12 01 sampai GB 35 12 10.
Pekerjaan pengujian dilakukan oleh Tim Penguji dari Balai Pengujian Perkeretaapian yang memiliki mandat untuk itu. Sementara Tim Balai Perawatan Perkeretaapian sebagai pengelola gerbong, turut ikut serta pada pelaksanaan pengujian gerbong di lapangan.
Sesuai laporan yang tertuang pada Berita Acara hasil pengujian, tahap pengujian gerbong dilakukan dengan dua tahapan, pertama tahap pengujian statis, kedua tahap pengujian dinamis.
Pengujian statis dilakukan di hari pertama pada saat gerbong sedang stabling. Ada beberapa item pengujian dilakukan sesuai prosedur, meliputi pengujian dimensi sarana berupa ukuran standar gerbong, kemudian pengujian ruang batas sarana, lalu pengujian berat, pengujian pengeraman, pengujian keretakan dan pengujian pembebanan. Kegiatan pengujian dilakukan dengan menggunakan alat bantu untuk mendapatkan angka uji yang valid.
Pengujian dilanjutkan pada hari kedua, dengan agenda pengujian dinamis. Berbeda dengan pengujian statis, sarana gerbong digerakkan di atas lintasan yang ditentukan. Atas perlakukan pada gerbong tersebut, dapat dilakukan pengujian terhadap pengereman selama gerbong bergerak, lalu pengujian temperatur, kemudian pengujian getaran selama melaju, dan pengujian pembebanan.
Kedua jenis pengujian diatas, dilakukan secara cermat oleh Tim Penguji. Hasil dari pengujian, mendapati ke sembilan belas gerbong terbuka, dinyatakan “telah sesuai”. Artinya sarana telah sesuai dengan parameter pengujian yang ditentukan dan lulus uji kelaikan sarana. Dengan demikian sarana gerbong terbuka tersebut memenuhi kriteria keamanan untuk dioperasikan di lintas kereta api.
Pekerjaan perawatan dan pengujian terhadap gerbong milik negara yang dikelola Balai Perawatan Perkeretaapian menunjukkan bahwa Balai mengelola SMN secara totalitas. Semua perlakuan tersebut bertujuan untuk memberikan rasa aman dalam pengoperasian sarana, serta memberikan jaminan keselamatan ketika sarana digunakan. (yogo)