Kepatuhan Balai Pengujian Perkeretaapian dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

BEKASI (10/01) –  Pengarsipan yang efisien dan sesuai regulasi merupakan bagian penting dari tata kelola yang baik di lembaga pemerintah, termasuk di Balai Pengujian Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan. Dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis, Balai Pengujian Perkeretaapian mengikuti aturan yang berlaku dalam mengelola arsip sebagai bukti hasil kegiatan Balai Pengujian Perkeretaapian.

Perka ANRI ini bertujuan untuk memastikan arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam proses administrasi sehari-hari, dikelola dengan benar untuk mendukung efektivitas, efisiensi, akuntabilitas, serta keamanan informasi di setiap instansi pemerintah.

Balai pengujian perkeretaapian melaksanakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana diatur dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018, yakni:

1. Klasifikasi Arsip:
   Arsip diklasifikasikan berdasarkan jenis kegiatannya, seperti arsip terkait pengujian teknis perkeretaapian, sertifikasi keselamatan, audit infrastruktur, dan operasional. Klasifikasi ini bertujuan untuk memudahkan pencarian, akses, dan pemeliharaan arsip di masa mendatang.
   
2. Jadwal Retensi Arsip (JRA):
   Setiap arsip memiliki masa simpan yang ditentukan melalui JRA. Arsip yang masih dibutuhkan untuk proses administrasi disebut arsip aktif, sedangkan yang sudah tidak dibutuhkan untuk operasi sehari-hari disebut arsip inaktif. Dokumen-dokumen yang masa simpannya habis sesuai JRA dapat dimusnahkan atau dialihkan menjadi arsip permanen (statis).
   
3. Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif:
   Arsip aktif dikelola oleh unit kerja terkait, sementara arsip inaktif dipindahkan ke Pusat Arsip Kementerian Perhubungan untuk pengelolaan lebih lanjut. Dokumen yang memiliki nilai guna jangka panjang atau bersejarah akan disimpan secara permanen.
   
4. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip:
   Arsip inaktif yang sudah tidak memiliki nilai guna administrasi atau hukum dapat dipindahkan ke arsip statis di Pusat Arsip Kementerian Perhubungan atau dimusnahkan dengan prosedur yang ketat.
   
5. Keamanan Arsip:
   Arsip yang bersifat rahasia atau sensitif harus dilindungi dan diamankan. Prosedur ini memastikan kerahasiaan informasi tetap terjaga, termasuk dalam proses alih media dari arsip fisik menjadi digital.
   
   
   

Tantangan dalam Pengelolaan Arsip

Meskipun telah mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh ANRI, pengelolaan arsip di Balai Pengujian Perkeretaapian juga menghadapi beberapa tantangan, antara lain:

1. Keterbatasan Ruang dan Sumber Daya
   Ketersediaan ruang penyimpanan fisik dan sumber daya manusia seringkali menjadi kendala. Solusi yang diterapkan adalah memperluas digitalisasi arsip untuk mengurangi ketergantungan pada ruang fisik.
   
2. Pengamanan Arsip Digital
   Meskipun arsip digital lebih efisien, keamanan menjadi tantangan baru. Penggunaan enkripsi, sistem backup, dan kontrol akses yang ketat diterapkan untuk melindungi arsip dari kebocoran informasi atau serangan siber.
   
3. Kesadaran Staf tentang Pentingnya Arsip
   Terkadang, staf di unit kerja tidak menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Untuk itu, sosialisasi dan pelatihan rutin dilakukan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman staf tentang peran penting arsip dalam operasional dan tata kelola yang baik.
   

Kesimpulan

Pengelolaan arsip di Balai Pengujian Perkeretaapian Kementerian Perhubungan mengikuti pedoman yang ditetapkan dalam Perka ANRI Nomor 9 Tahun 2018. Sesuai dengan peraturan tersebut, Balai Pengujian Perkeretaapian dapat memastikan bahwa arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam proses administrasi sehari- hari, dikelola dengan benar untuk mendukung efektivitas, efisiensi, akuntabilitas, serta keamanan informasi di setiap instansi pemerintah.