Tingkatkan Akuntabilitas, Direktorat Prasarana Perkeretaapian Akselerasi Transformasi Digital Kearsipan

Bekasi, 13 Februari 2026 — Direktorat Prasarana Perkeretaapian memperkuat komitmennya dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang transparan dan akuntabel melalui penyelenggaraan Bimbingan Teknis (Bimtek) Strategi Transformasi Digital Kearsipan. Kegiatan yang berlangsung pada 11–13 Februari 2026 di Bekasi ini bertujuan untuk memastikan setiap dokumen digital memiliki kekuatan hukum, tertib administratif, dan siap mendukung fungsi teknis, audit serta pembuktian hukum.

Bimtek ini diinisiasi oleh Tim Tata Usaha di bawah arahan Dianita Herdiana, selaku Koordinator Tim, guna memastikan keselarasan pengelolaan arsip dengan kebutuhan teknis Direktorat.

Kegiatan dibuka secara resmi oleh Kepala Subdirektorat Fasilitas Operasi Kereta Api, Eka Arista Anggorowati. Dalam arahannya, ia menekankan pentingnya arsip sebagai aset strategis jangka panjang.

“Arsip adalah dokumen vital kita yang mungkin saat ini hari ini belum begitu penting, namun next 5 tahun, 10 tahun itu bisa menjadi hal yang penting,” tuturnya.

Sebelumnya, sebagai bagian dari penguatan wawasan, peserta melakukan kunjungan kelembagaan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kunjungan ini fokus pada benchmarking pengelolaan arsip inaktif di record center, penanganan arsip media khusus, hingga proses alih media arsip statis (digitalisasi) dengan kendali mutu agar integritas data tetap terjaga.

Narasumber dari ANRI, Prasetyo Utomo dalam paparannya mengingatkan mengenai esensi arsip digital. Ia menjelaskan bahwa sebuah dokumen elektronik baru bisa disebut arsip jika memiliki konteks, struktur metadata, dan pengendalian yang jelas.

Ia juga menekankan pentingnya membangun trusted document melalui satu versi final, jejak proses yang dapat ditelusuri, metadata minimum, serta penerapan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi, sekaligus mewaspadai risiko praktik dokumen hybrid.

Senada dengan hal tersebut, Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia, Wahid Nurfiantara, menjelaskan bahwa transformasi digital harus mengubah posisi arsip menjadi knowledge base (basis pengetahuan) dan memori institusi. Menurutnya, repositori digital yang terintegrasi lintas unit akan berdampak langsung pada efisiensi kinerja organisasi.

Sebagai output yang konkret, para peserta telah dibekali keterampilan praktik pemberkasan elektronik yang seragam, mulai dari penentuan jenis berkas, klasifikasi, retensi, pengisian metadata, hingga pengaitan dokumen inti dan lampiran.

Ke depan, Direktorat Prasarana Perkeretaapian akan menyusun pedoman dan penguatan tata kelola pemberkasan arsip elektronik, penjaminan keterpercayaan dokumen, penerapan TTE tersertifikasi, serta peningkatan pengamanan akses dan pengendalian alih media arsip.

Langkah tersebut menjadi bagian dari komitmen Direktorat Prasarana Perkeretaapian dalam memperkuat transformasi digital kearsipan yang berkelanjutan dan berdaya guna bagi organisasi.

(DPP)