Padang—Kegiatan pengarsipan dokumen sangat penting dilakukan di dalam suatu lembaga pemerintahan karena erat kaitannya dengan penyimpanan berkas, yang di dalamnya menyimpan catatan sejarah kebijakan, keputusan, dan tindakan pemerintah. Ini semua menjadi penting untuk memahami perkembangan kebijakan serta perubahan yang terjadi dari masa ke masa.

Dalam hal ini, Balai Teknik Perkeretaapian Kelas II Padang sebagai regulator di bidang perkeretaapian di Sumatera Barat yang bertanggung jawab pada Direktorat Jenderal Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia melakukan kegiatan pengarsipan secara berkala sebagai bentuk kepatuhan terhadap aturan karena pengarsipan yang baik akan membantu memenuhi persyaratan peraturan yang berlaku.

Selain itu, pengarsipan yang baik akan membantu memastikan informasi penting tersedia, terorganisir yang nantinya dapat diakses sesuai kebutuhan untuk mendukung fungsi pemerintahan yang transparan, akuntabel dan efektif.

Beberapa regulasi yang bertujuan untuk mengatur pengelolaan arsip adalah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang berisi tentang pengelolaan arsip pada instansi pemerintah dan penetapan tanggung jawab lembaga dalam mengarsipkan dokumen. Ada juga Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip. PP tersebut memberikan pedoman tentang pengelolaan arsip termasuk pengklasifikasian, penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Lebih lanjut pada beberapa peraturan dari kementerian yang turut mengeluarkan regulasi spesifik sebagai pedoman pengaturan arsip pada lingkungan kementerian masing-masing yang diharapkan arsip bersifat transparan dan sesuai dengan standar yang ditetapkan sehingga mendukung akuntabilitas untuk memberikan pelayanan terbaik pada masyarakat.